نتیجه اندیشه ها، فعالیت ها و اقدامات انجام شده در هر سازمان به صورت اسناد و مدارک و با صرف وقت و هزینه های فراوان فراهم می آیند. این اسناد و مدارک حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی است که در تعالی اهداف سازمانی نقش مهمی دارند و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه ها و تصمیم گیری ها محسوب می شوند. بنابراین نگهداری و مدیریت صحیح آنها از دغدغه های اصلی هر سازمان به شمار می آید. در این مقاله، پس از بررسی ادبیات مدیریت دانش، اهمیت کدبندی و ذخیره دانش در سازمان ها تشریح شده و سپس با مطالعه سیستم های مدیریت دانش، سیستم های مدیریت اسناد بعنوان بخشی از سیستم مدیریت دانش در سازمان که وظیفه اکتساب، سازماندهی و اشتراک دانش در سازمان را بر عهده دارند، معرفی می شود. در ادامه به تشریح روشی گام به گام جهت طراحی و پیاده سازی سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد در سازمان ها پرداخته خواهد شد. از ویژگی های روش پیشنهادی می توان به طبقه بندی اسناد بر اساس ساختارهای درختی متفاوت مانند ساختار سازمانی، نوع اسناد و ماهیت پروژه ها اشاره نمود. همچنین در روش پیشنهادی الگویی کارآمد جهت کدگذاری اسناد فنی ارائه گردیده است. نتایج حاصل از پیاده سازی شیوه معرفی شده در معاونت مهندسی و توسعه شرکت آب و فاضلاب استان البرز حکایت از کارایی این روش دارد.

انتقال اسناد الکترونیکی از قبیل: برات، سفته، چک، نقل و انتقال ارز و قراردادها با استفاده از تکنولوژی امضا دیجیتال از طریق موسسات کارگزار )مانند swift) در اروپا و آمریکا حتی در آسیا رایج شده است. تکنولوژی دیجیتال اعلام قصد و اراده و تنظیم قراردادها در حقوق خصوصی را دچار چالش نموده، زیرا ممکن است اشتباهاتی در سیستم کامپیوتر ایجاد شود و در نتیجه عدم تطابق ایجاب و قبول را فراهم سازد. در حال حاضر قلمرو مقررات تجارت الکترونیکی در امور بازرگانی بین المللی توسعه پیدا کرده و به طرف وحدت سوق داده می شود. لذا بررسی و تحلیل تکنولوژی دیجیتال در کنار حقوق خصوصی ضروری است و می توان به هنگام بروز اختلاف و تعارض ناشی از قواعد الکترونیکی با حقوق خصوصی در تعبیر و تفسیر قراردادها از اصول بنیادی و مطمئن حقوق خصوصی استفاده نمود.

در نظام ادله اثبات دعوا، اصالت سند، نقش مهمی در اعتبار دلیل دارد و سند اصل، معیار مطمئنی برای تشخیص صحت سند و تمامیت آن است. در ادله الکترونیکی، اصل سند به معنای نسخه ای که مستقیما توسط صادرکنندگان سند به وجود آمده باشد وجود ندارد. از طرفی، ادله الکترونیکی، ماهیت مادی و ملموس ندارند و به همین دلیل، تحقق مفهوم «اصل» به معنای سنتی آن در این ادله، امکان پذیر نیست، اما می توان با به کارگیری روش های فنی، کارکردهای یک سند اصل را در ادله الکترونیکی تامین کرد. همچنین مفهوم جعل و تغییر و نحوه ارزیابی صحت سند در این دلایل، متناسب با هویت غیرمادی آن ها تحول یافته است. در مقاله حاضر موضوعات فوق بررسی می شوند.   

هدف: شناسایی و رتبه بندی موانع یکپارچه سازی نظام های مدیریت اسناد الکترونیکی.روش/ رویکرد پژوهش: در این پیمایش، داده های لازم برای شناسایی موانع و ارائه راهکارها با نظرسنجی از 14 نفر از کارشناسان و افراد خبره در زمینه نظام های مدیریت اسناد الکترونیکی جمع آوری شده و اولویت بندی موانع به کمک فن تجزیه و تحلیل سلسله مراتبی فازی صورت گرفته است.یافته ها: در اولویت بندی گزینه ها به ترتیب، موانع سازمانی با وزن 0.383 در جایگاه اول قرار دارد؛ موانع انسانی (0.256)، موانع طراحی (0.152)، موانع فنی (0.105)، و موانع راهبرد (0.105) در سایر رتبه ها قرار دارند.نتیجه گیری: عدم بسط و گسترش مبحث یکپارچه سازی نظام های مدیریت اسناد الکترونیکی توسط کارشناسان علم اطلاعات و دانش شناسی، عدم پرورش و تربیت تحلیلگران نظام های اطلاعاتی، آموزش نامناسب مدیران سازمان ها، و عدم فعالیت فرهنگی در خصوص نظام های اطلاعاتی یکپارچه در کشور از جمله مهم ترین موانع عدم یکپارچگی به شمار می روند.

مقاله حاضر، بحثی درباره مدیریت اسناد الکترونیکی و سامانه های موجود در این حوزه است و به صورت پیش در آمد، تعریف هایی را که در فهم بهتر موضوع موثر است ارایه می نماید و از آن میان می توان رابطه بین فعالیت های کاری در هر سازمان، تعریف پیشینه، پیشینه های دولتی، تعریف ردیف اسناد و اجزای تشکیل دهنده سند را، نام برد.

لطفا برای مشاهده چکیده به متن کامل (PDF) مراجعه فرمایید.